Grāmatvedības programmatūra ir paredzēta, lai automatizētu lielu daļu grāmatvedības procesa. Mērķis ir padarīt grāmatvedību vieglāku, ātrāku un precīzāku. Lai gan programmatūra patiešām pilda savu mērķi, ir trūkumi, ja grāmatvedības vajadzībām paļaujaties tikai uz tehnoloģiju. Tāpēc ir svarīgi izprast grāmatvedības pamatus, kā arī to, kā izmantot grāmatvedības programmatūru.
Izmaksas
Izmantojot grāmatvedības programmatūru, jums ir jāpērk programmatūra un visas papildu licences, kas nepieciešamas citiem lietotājiem un datoriem. Lai iegūtu kādu programmatūru, jums jāiegādājas jauninājumi vai papildu funkciju atjauninājumi. Jums arī jāpārliecinās, vai jūsu dators ir spējīgs darbināt programmatūru. Ja nē, jums būs jāatjaunina arī dators.
Paļaušanās uz datoriem
Ja jūsu dators avarē vai datus bojā vīruss, jūs nevarēsiet izmantot savu grāmatvedības programmatūru, kamēr problēma nav novērsta. Tas nozīmē arī, ka jums nebūs piekļuves nekādiem ievadītajiem datiem, kamēr dators atkal nedarbosies. Jūsu dati var arī tikt bojāti, kas nozīmē, ka informācija būs jāievada atkārtoti, ja vien neesat dublējis savus failus. Turklāt, ja ir strāvas padeves pārtraukums, jūsu programmatūra būs nelietojama, ja vien neatradīsities klēpjdatorā, kas darbojas ar akumulatoru.
Krāpšana
Grāmatvedības programmatūras datiem ir nepieciešams papildu drošības līmenis, lai novērstu tādas problēmas kā krāpšana un piesavināšanās. Programmatūra lietotājiem atvieglo datu mainīšanu, padarot krāpšanu vieglāk izpildāmu. Tā rezultātā pieaug iekšējo auditoru vajadzība pārbaudīt datu neprecizitātes. Jāveic arī drošības pasākumi, lai ierobežotu lietotāju kontroles iespējas attiecībā uz jebkuras grāmatvedības programmatūras funkcijām.
Papildu programmatūra
Lielākajai daļai grāmatvedības programmatūras ir nepieciešama papildu programmatūra, lai skatītu pārskatus. Piemēram, dažas programmas ļauj eksportēt datus kā PDF failu vai Excel izklājlapu. Tas ļauj lietotājiem skatīt datus bez grāmatvedības programmas. Tomēr skatīšanās programmatūra var radīt papildu izdevumus lietotājam.
Cilvēka kļūda
Lai gan ir viegli nepareizi pierakstīt skaitļus, ir vēl vieglāk nepareizi ievadīt numuru. Pārāk ātri ievadot datus grāmatvedības programmatūrā, var rasties nopietnas kļūdas. Programmai veicot aprēķinus, var būt grūtāk izsekot problēmas cēloni. Izklājlapas, digitālās grāmatas vai rakstītās grāmatas padara izsekošanu vienkāršāku un ātrāku.
Apmācība
Grāmatvedības programmatūrai ir nepieciešams laiks, lai uzzinātu, kā to izmantot. Lai gan jūs, iespējams, esat pieredzējis grāmatvedis, jums joprojām būs jāapgūst katras pogas un izvēlnes komandas darbības, lai efektīvi izmantotu grāmatvedības programmatūru. Šī mācīšanās līkne var radīt dārgas kļūdas. Dažos gadījumos var būt nepieciešama apmaksāta apmācība, lai uzzinātu, kā veikt noteiktus uzdevumus. Ja neesat lietpratējs tehnikā, process varētu būt vēl grūtāks.
Laiks
Daudzi grāmatveži uzskata, ka datu ievadīšana grāmatvedības programmatūrā prasa vairāk laika nekā to rakstīšana vai ierakstīšana izklājlapā. Soli pa solim ekrānu dēļ process bieži aizņem ilgāku laiku, īpaši tiem, kas programmatūru neizmanto bieži vai joprojām lieto programmu vēl nesen. Ja programmatūrai ir nepieciešamas vairākas darbības, lai ievadītu pamatdatus, laika prasības var atsvērt automātisko aprēķinu priekšrocības.
