Personālais dators uz visiem laikiem ir mainījis veidu, kā cilvēki veic uzņēmējdarbību: katram svarīgam uzņēmuma uzdevumam ir atbilstošs programmatūras risinājums. Ja joprojām veicat sava uzņēmuma grāmatvedības kārtošanu, ņemiet vērā lielās atšķirības starp to un īpašas grāmatvedības programmatūras izmantošanu. Digitālai lietošanai ir lielas priekšrocības, taču šīs priekšrocības patiešām rada zināmus riskus. Viss ir atkarīgs no tā, kas jums un jūsu biznesam ir vislabākais.
Precizitāte un konsekvence
Grāmatvedības programmatūra izmanto automatizētus aprēķinus, lai jūsu matemātika vienmēr būtu pareiza. Turklāt datorizētā grāmatvedība nodrošina konsekvenci pārskatos, izmantojot standartizētus failu formātus un izveidotas darbplūsmas. Grāmatvedības programmatūra ir tikai tikpat gudra kā lietotājs, un pāreja uz digitālo grāmatvedību ne vienmēr garantē kļūdu novēršanu. Tomēr datorizētā grāmatvedība, pareizi izpildot, ir precīzāka nekā manuālā grāmatvedība.
Ieejas ātrums
Kad esat ieviesis datorizētu risinājumu savam biznesam, ievērojami jāsamazinās laiks, ko pavadāt grāmatvedības darbu veikšanai. Datu ievadīšana, izmantojot tastatūru, un ļaušana datoram veikt darbu ir ātrāka nekā lietu pierakstīšana un matemātikas izdomāšana ar kalkulatoru, un grāmatvedības programmatūrai ir pievienotas dažādas iebūvētas veidnes, kas paredzētas procesa vienkāršošanai. Turklāt datorizētajā grāmatvedībā ievadītie dati ir uzreiz pieejami, tas nozīmē, ka jums vienmēr būs pieejami jaunākie numuri. Negatīvie ir tādi, ka būs vajadzīgs zināms laiks, lai pielāgotos jaunās programmatūras izmantošanai, kas mazina sākotnējo ietaupīto laiku.
Drošība un drošība
Lai gan jūs varat ar paroli aizsargāt grāmatvedības datus un saglabāt tos darba datorā, manuālā grāmatvedība ir mazāk droša, jo rakstītie dokumenti laika gaitā krājas un prasa arvien lielākus glabāšanas risinājumus. Turklāt jūs varat viegli dublēt digitālās grāmatvedības datus ārējā diskā, turpretim manuāli jākopē grāmatvedības dati. Digitālās grāmatvedības datu zaudēšana ir mazāk dramatiska nekā dokumentu oriģinālu zaudēšana, jo jūs varat atgūt dublējumus ar minimālu satraukumu. Tomēr datora aparatūra ir trauslāka nekā faktiskie dokumenti, tāpēc, veicot aparatūras problēmu, jums jāveic pasākumi, lai aizsargātu savus datus.
Izplatīšanas vienkāršība
Manuālajā grāmatvedībā jūs veidojat un izdalāt rēķinus, rēķinus un citus ierakstus ar rokām. Izmantojot digitālo grāmatvedību, jūs varat izveidot to pašu dokumentu komplektu daudz īsākā laikā un izdrukāt tik daudz kopiju, cik nepieciešams. Pēc tam jūs varat nosūtīt digitālos dokumentus pa e-pastu, ļaujot ierobežot fizisko datu nesēju daudzumu, kas jūsu uzņēmumam faktiski jāizmanto. Izmantojot datorizētu grāmatvedības programmatūru, ir viegli izdrukāt, kopēt un nosūtīt visus uzņēmumam nepieciešamos dokumentus. Tomēr tas arī padara ļaunprātīgu personu vieglāku jūsu datu pārtveršanu.
