Microsoft Office automātiski saglabā slēptos metadatus un personisko informāciju visos dokumentos, ko izveidojat, izmantojot Microsoft Office programmu. Šajā amatā jūs iemācīsities noņemt slēpto informāciju un metadatus no Microsoft Office dokumentiem, lai neļautu ikvienam izmantot šo informāciju.
Slēpta informācija, kas pievienota biroja failiem.
Microsoft Office pēc noklusējuma saglabā šo informāciju jebkurā laikā, kad izveidojat un saglabājat failu Office dokumentu.
1. Autora vārds, Uzņēmuma nosaukums, tās personas vārds, kura nesen saglabājusi dokumentu. Cita personiski identificējama informācija (PII), piemēram, e-pasta galvenes, pārsūtīšanas informācija, maršrutēšanas lapas un veidņu nosaukumi.
2. Koplietotos vai sadarbotos dokumentos var būt pārskatīšanas zīmes, komentāri, tintes anotācijas, to personu vārdi, kas strādājuši pie dokumenta, recenzentu komentāri un dokumentā veiktās izmaiņas.
3. Datums, kad dokuments tika izveidots, datums, kad dokuments tika modificēts, labojumi, dokumenta versijas.
4. Jūsu datora nosaukums, tīkla servera vai cietā diska nosaukums, kurā dokuments tiek saglabāts.
5. Slēpts teksts vai šūnas, kuras jūs, iespējams, nezināt.
Slēptu datu sekas biroja failos
Papildus slepenas informācijas nodošanai jūsu failiem pievienotie slēptie dati var radīt pārpratumus arī gadījumā, ja pastāv neatbilstības starp to, ko personīgi ziņojat par darbu, un to, ko dokuments nodod, izmantojot pievienoto slēpto informāciju un metadatus.
Piemēram, jūs varat ziņot klientam, ka jūsu uzņēmums dokumenta izveidošanai ir veltījis 120 cilvēkstundas. Kaut arī kāds no klienta puses varētu piekļūt slēptajiem datiem, kas pievienoti jūsu dokumentam, un secināt, ka dokumentu ir izveidojis cits uzņēmums un kāds jūsu uzņēmumā gandrīz nav pavadījis stundu, apskatot dokumentu.
Lai arī biznesā ir diezgan izplatīti nomāt darbu, jūs, iespējams, nevēlaties šo informāciju atklāt saviem klientiem.
Citas situācijas, kurās slēptie dati var radīt problēmas
Citās situācijās pastāv bažas par privātumu saistībā ar veidu, kā Microsoft Office dokumentiem pievieno metadatus un personisko informāciju.
1. Anonīmu sūdzību var reģistrēt tikai tāpēc, lai uzzinātu, ka jūsu vārds un informācija bija pieejama caur failiem slēptiem metadatiem.
2. Jūs varat publicēt dokumentu tīmekļa vietnē, cerot palikt anonīms. Tomēr jums nezināms, dokumentos bija pietiekami daudz informācijas par jums failos slēptajos metadatos.
3. Ar jūsu dokumentiem var būt saistītas galvenes, kājenes, ūdenszīmes un slēpts teksts. Tie var nodot sensitīvu informāciju, komercnoslēpumus un citu informāciju, par kuru jūs, iespējams, nevēlaties atklāt.
4. Jūs vai citi cilvēki, kas strādājuši pie dokumenta izveidošanas, iespējams, esat iesnieguši noteiktus komentārus / piezīmes, kuras var nebūt piemērotas sūtīt klientam. Tie varētu būt pievienoti jūsu dokumentam, un, iespējams, tie nebūs acīmredzami, tikai apskatot dokumentu.
Tāpēc ir jēga pārbaudīt un notīrīt biroja dokumentā paslēptos metadatus pirms publicēšanas tiešsaistē vai nosūtīšanas klientam.
No Office dokumentiem noņemiet slēpto informāciju
Tas ir, kā jūs varat apskatīt un noņemt slēptos datus un personisko informāciju no biroja failiem, kas izveidoti, izmantojot Microsoft Office 2007, kur metadati ir vairāk paslēpti, salīdzinot ar Office 2010 un 2013.
1. Atveriet failu, no kura vēlaties noņemt slēpto informāciju.
2. Augšējās lentes izvēlnē noklikšķiniet uz Office Button (Skatīt attēlu zemāk).
3. Norādiet uz Sagatavot un noklikšķiniet uz Pārbaudīt dokumentu (skat. Attēlu zemāk).
4. Jūs nokļūsit dokumentu inspektora ekrānā, noklikšķinot uz Pārbaudīt.
5. Windows pārskatīšanai pārbaudīs dokumentu un displeja pārbaudes rezultātus (sk. Attēlu zemāk).
6. Dokumenta rekvizītu un personiskās informācijas sadaļā noklikšķiniet uz Noņemt visu, lai noņemtu visu personisko informāciju, kuru Office ir pievienojis jūsu dokumentam. Šo procedūru var attiecināt uz citām sadaļām, kuras vēlaties noņemt.
7. Nākamajā ekrānā Windows apstiprinās dokumenta rekvizītu un personiskās informācijas noņemšanu.
Kā redzat sadaļā “Piezīme: dažas izmaiņas nevar atsaukt”, jūs nevarēsit atgūt informāciju, kuru izdzēsīsit, veicot šo procedūru.
Tāpēc jūs, iespējams, vēlēsities izveidot rezerves kopiju savai lietošanai un atsaucei pirms personiskās informācijas un citu datu notīrīšanas no faila, kuru jūs izsūtīsit.
Noņemiet slēptos datus no Office 2010 un 2013 dokumentiem
1. Noklikšķiniet uz cilnes Fails un pēc tam uz Informācija.
2. Noklikšķiniet uz Pārbaudīt, vai nav problēmu, un pēc tam noklikšķiniet uz Pārbaudīt dokumentu (skatīt attēlu zemāk).
3. Varat atstāt visas atlasītās iespējas, atzīmējot tās kā tādas, vai izvēlēties sadaļas, kurās vēlaties pārbaudīt dokumentu.
4. Noklikšķiniet uz Pārbaudīt, un Office pārbaudīs dokumentu, vai tajā nav atlasīto slēpto metadatu.
5. Pārskatiet dokumentu pārbaudes rezultātus dialoglodziņā Dokumentu inspektors.
6. Noklikšķiniet uz pogas Noņemt visu blakus pārbaudes rezultātiem, lai noteiktu slēptos datus, kurus vēlaties noņemt no dokumenta.
Pārtraukt biroja informācijas pievienošanu
Diemžēl patiešām nav iespēju pielāgot iestatījumus un neļaut Microsoft Office failos saglabāt personisko informāciju un metadatus.
Tomēr Office 2013 jūs varat iestatīt Office failu, kurā strādājat, lai automātiski noņemtu meta datus katru reizi, kad fails tiek saglabāts. Tādā veidā jūs varat izvairīties no iespējas atcerēties pirms faila nosūtīšanas klientam noņemt no faila slēpto informāciju.
1. Noklikšķiniet uz izvēlnes Fails.
2. Noklikšķiniet uz Opcijas un atlasiet kategoriju Uzticamības centrs.
3. Noklikšķiniet uz pogas Uzticamības centra iestatījumi un atlasiet Konfidencialitātes opcijas.
4. Iespējojiet opciju “Noņemt personisko informāciju no faila īpašībām saglabājot”.
Piezīme: Dažreiz jūs varat atrast “Noņemt personisko informāciju…”. opcija nav pieejama atzīmēšanai. Ja tas tā ir, noklikšķiniet uz pogas Dokumentu inspektors (skat. Attēlu iepriekš), ļaujiet dokumentu inspektoram noņemt visu slēpto informāciju, kas pievienota dokumentam.
Pēc tam jūs varat saglabāt failu un mēģināt vēlreiz piekļūt Trust Center konfidencialitātes opcijām. Šoreiz opcijai jābūt pieejamai, un jums vajadzētu būt iespējai noklikšķināt uz izvēles rūtiņas.
Jums jāzina, ka šis iestatījums attiecas tikai uz pašreizējo failu un neattiecas uz citiem failiem, kurus esat izveidojis pirms šī iestatījuma, vai uz jauniem failiem, kurus izveidosit, izmantojot Microsoft Office. Microsoft Office nekādā veidā nevar iestatīt šo iestatījumu kā noklusējumu vai padarīt to piemērojamu visā sistēmā.
